11. 利用方法を明確にすることは難しくない 導入/運用担当者のTO DO業務とは?2015.06.25

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新しく何かを導入する際に「難しそう」という不安が先に立ってしまうことは、よくある。ましてそれがITツールであり、導入先が大学教育現場というある意味で特殊な世界であれば尚更だろう。
ポートフォリオの利用方法を明確にするだけで途方もない作業になるのではないかというお悩みは多いが、実はそんなことはない。利用方法を簡単に明確化するための、TODOをまとめてみた。

導入前のTODOが極めてシンプルなクラウド型ポートフォリオ

まずは、導入前に必要となる作業の一覧をTODOリストにしてみよう。
分かりやすいように、時系列の順序になっている。

  • 教員、職員、学生それぞれから現在の学習管理についてヒアリング
  • ヒアリングの結果に基づき、課題点をリスト化
  • 学習管理のどこまでを電子化するのかを決める
  • サービス提供事業者を比較検討し、要望を伝える

クラウド型のサービスを利用するのであれば、基本的にここまで導入前の作業は終わりだ。TODOリストもきわめてシンプルである。
そうではなく、自前でサーバーやシステムを保有して運用する場合は、以下のTODOが加わる。

  • システム開発の要件定義を固める
  • サーバーやネットワークなどインフラ周りを整備する
  • システム開発を依頼する
  • システムのテスト、デバッグを行う

ご覧のように、ポートフォリオを自前で保有するとなると急に専門的な作業が増えることがお分かりだろう。これを全てこなせるだけのITリテラシーが共有されているのであれば問題ないが、そうではない場合のほうが多い。
それでも無理に自前での保有にこだわると、様々な問題が起きることは容易に想像がつく。
その意味でも、特に初めてポートフォリオサービスを導入する場合はTODOがシンプルになるクラウド型サービスを強くお勧めする。

運用開始後は正常に稼動しているかチェックするだけ

運用が開始されたら、担当者の業務は基本的にeポートフォリオが正常に稼動しているか、正しく利用されているかという保守がメインになる。
それでは、運用開始後のTODOについてもリスト化してみよう。

  • システムの正常稼動をチェックする
  • 不具合や利用方法についての問い合わせへの対応

先ほどの運用前TODOと同じように、クラウド型サービスであれば、担当者の業務はほぼこれが全て。
自前でシステムを保有する場合は、やはりサーバーやネットワークなどの管理業務が加わってくる。

  • サーバー、システム、ネットワークの正常稼動管理
  • 不具合、障害発生時の対応
  • セキュリティ対策全般

こうした業務にもやはり、かなり専門的な知識を要する。しかも、こうしたITサービスは24時間稼動していることが前提なので、真夜中に障害が発生したとなると真夜中に対応できるようにするための体制づくりも必要になる。
この点においてもクラウド型のeポートフォリオであれば障害対応もサービスに含まれているので、業務改善や省力化を目的とするのであればクラウド型サービスをお勧めしたい。

この記事のまとめ

eポートフォリオがITツールであるために難しそうというイメージを真っ先に持ってしまう人も多いが、実際のところはTODOをリスト化しても実にシンプルだ。特にクラウド型サービスで利用する場合、ホームページを閲覧する感覚と大差がないので、ITリテラシーに関係なくすぐに利用方法になじむことができるだろう。

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