5. ポートフォリオサービス導入時の不安をここで解決します2017.08.17

05

ITサービスの導入については、導入するITサービスを使用した経験がない場合が多い。デモやパンフレットなどを見せても、「何が便利になるのか」「セキュリティは?」「ITをよく知っている専門担当者が必要だろう?」「何か起きたらどうするんだ?」などの質問がくる。

そこで、このような初期の質問に、しっかりと答えることを考えておこう。

データを持ち出す必要性が減少する

教育機関でも、個人情報保護法を守ること、プライバシーマーク取得などの観点から、生徒や学生の情報漏洩を防ぐことは、必然となっている。

テストやレポートを持ち帰って採点することは、日常的だ。しかし、そのテストに、生徒の氏名、クラス、出席番号などが記載されていたら、持ち出しに許可が必要な場合も少なくない。USBに作品を入れて持ち歩く場合も同じである。情報の入ったノートPCやUSBなどの紛失事件が起こり、教育機関が謝罪するというニュースも、毎年、起こっている。

デジタルデータでeポートフォリオに保存してある提出物ならば、学校と職場との間を持ち運ぶ必要がない。学外使用のガイドラインがあれば、その指示に従って自宅からでも安全にアクセスできる。

セキュリティ対策により不正アクセスはほぼ不可能

すべてのデータが同じ所にあるからこそ怖い、外部からのハッキングや不正アクセスがあったら、全員のデータが流出してしまう、破損するとか消去されてしまうとかも心配だというような、懸念もあるだろう。

eポートフォリオシステムを提供するベンダー各社は、ファイアウォールをはじめとする排他制御など、侵入を防ぐ技術や異常を検知する技術など、最新のセキュリティ技術を標準的に装備している。もちろん、導入における学校内部の説明では、この点について、十分時間をかけるべきだ。

安定稼働技術により、不具合のない24時間稼働

24時間、本当にいつでも利用できるのか、事故や停電などの対策はだいじょうぶなのかも、よく聞かれる質問だ。eポートフォリオサービスでは、二重化や無停電電源装置など、安定稼働のための条件を整えている。

さらに、クラウドサービスであるため、サーバーは運営者側が24時間、常に管理・監視している。導入後に、システム保守やメンテナンスについて、利用者である教育機関が行う作業はないと言ってもよいだろう。

eポートフォリオを知ろう 5

2015年に開始されたアメリカの“StaffGarden”というサイトは、看護師と病院の求職・求人サイトである。看護師は、このサイトで自分のeポートフォリオを作り、様々な書類を保存し、就職や転職などのときに、提出したりシェアしたりする。同サイトのeポートフォリオ説明には、“Securely store your documents in one place(安全にドキュメントを一ヵ所に保存しておこう)”と、安全性が強調されている。

さらに同サイトは、eポートフォリオの便利さを次のように説明する。

eポートフォリオならば、必要のないときには、アップロードした書類のことなど何か月でも何年でも忘れてしまうこともできる。デジタルデータは、一枚ずつ見ていく紙ベースと異なり、全部並べて見て探すことも楽だ。必要なときには、書類は必ずそこにあり、すぐに見つけて使える。

保存しておきたい書類を入れる大きなバインダーも靴箱もいらない、重さから解放されるだけではなく、いつでもアクセスできる。看護師の資格証明書も学生時代のレポートも最新のカバーレターもすべて、安全なeポートフォリオに入れておけば、どこにあるか悩むこともないと、薦めている。

StaffGarden
【StaffGarden eポートフォリオ説明サイト】StaffGarden Documents

この記事のまとめ

クラウドサービスであるeポートフォリオサービス導入では、セキュリティや24時間稼働、保守などの質問が必ずある。これらの質問については、不安を感じる必要はないという点をまず理解してもらおう。

関連キーワード: