11. 利用方法を明確にすることは難しくない 導入/運用担当者のTO DO業務とは?2017.12.11

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使用したことのないITツールの導入には、疑問や不安がまず出てくる。大学や短大、専門学校など学部や学科などで組織が分かれていたり、事務部門と教育部門で考え方が違ったりという問題もある。
ポートフォリオの導入は、何よりも「誰が何に使うか」という利用方法をはっきりさせる必要がある。といっても、何から考え始めるか、これまでにないサービスだけに分かりにくい。

クラウド型ポートフォリオ導入に向けてのTODOリスト

学習管理のために導入すると仮定、すること・考えることをシンプルなリストにして、時系列に並べておこう。

  • 学生・教員・教務事務それぞれから学習管理についてヒアリング
  • ヒアリングの結果から、現在の問題点を一覧にする
  • 問題点がどのようにポートフォリオで解決できるか、導入の必要性を検討※
  • 検討結果に基づき、何をどこまでデジタルデータ化するか決める

以上が内部で検討すべき点である。この中で注意すべきが※印の段階。「どのようにポートフォリオで解決できるか」を内部では答えられない場合は、この時点で、ベンダーの資料を集めたり実際に照会してみたりすることが、必要となる。

サーバーやシステムを保有し、専任の担当者やベンダーのシステムエンジニアよるサポートを得て、運用する場合は、より専門的な知識を必要とするTODOリストが付加される。

  • どのようなシステムを開発するか要件定義を固める
  • サーバーやネットワークなどインフラ要件をチェックし整備する
  • システム開発業者を選定し、依頼する
  • 開発されたシステムのテスト、デバッグなどを行う

クラウド型に必要なTODOリストが終わった後で、これらのリスト項目に入ることになる。さらに開発中にも色々なやりとりが必要となる。当然のことながら、開発業者と実際に使う教務や教育スタッフとの間に入る、学校担当者には高度なITリテラシーが要求される。

eポートフォリオサービスを初めて使う、限定的に使ってみたい、段階的に広げていきたいなどの場合は、TODOがシンプルで、ITリテラシーよりも「現場で何に使いたいか」がしっかり理解できる担当者を必要とするクラウド型サービスが使いやすい。

eポートフォリオ導入と同時に使い始めることができる

運用開始後は、「利用」に焦点をあてた管理が業務となる。利用法問い合わせへの対応や、不具合をチェックして、担当業者に連絡すればよい。

システム発注の場合は、サーバーやネットワークといったハード面の管理も含め、ある程度内部で対応できなければ、日常的な稼働に差し支える場合がある。またセキュリティ対策も、検知、対応、防御などを常に考えなければならない。しかも24時間対応体制も求められる。

クラウド型なら障害対応もサービスに含まれるが、システムで導入の場合、内部担当者負担を軽くするための保守サービス契約は、かなりの予算となる。

eポートフォリオを知ろう 11

“What is an e-portfolio?(eポートフォリオって何)”という質問に対して、イギリスのeポートフォリオベンダーであるSmart Assessor Ltd.社は、シンプルな動画で答えている。「実習授業の成績管理に問題がある」「紙ベースの成績管理も書類が多くて大変だ」「両方がバラバラなのも困る」といった改善したい現状に対して、eポートフォリオを導入すれば、PCやタブレットを使って解決できることを訴えている。

eポートフォリオ導入には、「何が今よりも楽になるのか」という現場の問いに対して、説得力ある回答が必要だろう。

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Smart Assessor Ltd.: What is an e-portfolio?

この記事のまとめ

eポートフォリオを理解している人材がいない、ITリテラシーの問題で導入はむずかしいと考える必要はない。クラウド型サービスならば、ハードルも低く、WEBやSNSなどの利用とあまり変わらない感覚で、利用を始められる。大切なことは、「eポートフォリオで何をしたいか」である。

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