14. 導入効果にはこんなものもある2018.04.09

14. eポートフォリオの導入効果にはこんなものもある教育機関でのeポートフォリオ導入というと、時間や場所の制限がなくなるから便利だ、ペーパーワークやその管理保存が必要がなくなって業務省力化につながるなど、事務処理という側面がまず注目されていた。学生の利用が本格的になると、単に便利ではなく、教育効果を上げるツールとしての側面がクローズアップされてきた。

このようなeポートフォリオのプラス面が、実際に業務に関わるスタッフの仕事をどのように変えていくのか、より具体化してみよう。

情報入力・共有・処理の一元化

いわゆる名簿には何が記載されているだろうか?学生の氏名、現住所、実家の住所、電話番号やメールアドレス、緊急連絡先、出身高校、AO入試か一般入試か、推薦かなど入学時の情報、内部奨学金の有無、学生支援機構の留取得資格、などの項目が並ぶ。

名簿のデジタル化によって一度入力すれば、これらの情報を色々な部署で共有できるが、部署や職位、職務によって見ることができる情報には制限がある。そうした制限の設定や管理といったセキュリティもデジタル化で簡単に行える。

指導教官や就職課のキャリアカウンセラー、奨学金担当者など、それぞれが必要な情報だけを素早くチェックすることができると同時に、学生対応記録を入力すれば、常に新しい情報が共有されていく。

情報管理の一元化・専門化

名簿の基本情報は、一度入力すれば、後は住所や奨学金の状況など変更があったときに、情報の訂正や追加を行うだけである。このような情報でも一元化されていないと、全部署のデータに訂正や追加が行われていない、学期始めにコピーした情報が現状とは異なっているなど、学校ではよく起きるミスだ。

eポートフォリオでの一元化は、入力・管理業務が集約され、担当部門の訂正や追加がすぐにすべてに反映される。毎回、必要情報をコピーするのは面倒だからと、学期始めに渡された学生資料が現状と異なっているなどのミスも防ぐ。

さらに、eポートフォリオの保守・メンテナンスは多くの場合、利用している側ではなく、サービス提供型の業務であり、その意味でも、現場の省力化につながっている。

学生募集にeポートフォリオを活かす

大学や専門学校などでは、学生募集のため、高校の進路指導室を訪問することがある。そのときに必要な情報は、訪問校からの入学者情報だ。在籍中の学生の様子はもちろん、卒業生がどのように活躍しているか、学業・就職についての情報を出身校で語ることができるかどうか、このような業務にもeポートフォリオは活用できる。

新しいITシステムは、新しいことを可能にするのだ。

この記事のまとめ

eポートフォリオ導入によって、学生情報はセキュリティを含め一元管理が可能になり、入力も情報アップデートも確実になり、情報としての使いやすさも優れている。事務作業の省力化にとどまらず、その情報をどのように活用するかに、差が生まれる。

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