19. ポートフォリオ導入時の最終チェックリスト2018.05.07

19. eポートフォリオ導入時の最終チェックリスト

eポートフォリオサービスを導入するためには、どのようなことを考え、決めておかなければならないか、誰に何を知らせる必要があるか、まとめていこう。

教育機関での導入の場合、「教える・学ぶ」ことだけにサービスを利用するのか、学生の管理も含め1校1システムで運用するのか、どちらかで、関わる部署の数も職位も職務内容も異なってくる。

導入を決定し、Goする前に、もう一度、基本を確認しておこう。

「使う現場」の要望を満たしているか?

サービス選択の過程で、薦められた機能や新しい機能に惑わされて、本当に使いたい機能の充実度が確認されていない場合もある。

全体としていいではなく、個別の問題点に対してい同入効果を検証すべきだ。省力化ならば、誰のどのような業務が省力化されるのか、日常業務、年間業務を通して見るべきであろう。

現場の問題点を解決する・改善する、または現場における学生に関わる事務作業を軽減するといった目的が、達成される機能を持っているかどうか、使用感も含め、実際に利用するスタッフや教員の納得が必要だ。

導入したけど「使わない」にならないか?

「これもできます」「あれもできます」は魅力的に聞こえるが、それが必要なのか、ほしいものなのかを見極めておくことも大切だ。

現場の課題に基づかない新たな機能は、使われないという危険性もある。「本当にeポートフォリオサービスでやるべきこと・やりたいこと」について、意思統一が求められる。

eポートフォリオサービス導入し運用を広げていくには、導入後の利用状況観察が大切だ。

初期トラブルの対応も重要になる。

導入したら、すぐに皆で使い始めることが大切だ。学期初めは忙しい、学期が始まれば授業や学生対応でまた忙しい、学期末は評価で忙しいなどと、使わないことの理由は色々ある。小さなことでいいから、具体的にそれぞれの部署で、サービスを使って何を始めるか、ガイダンスも必要だ。

導入後のトラブルは、事業者にお任せと言っても、ある程度の説明が担当者には求められる。その意味でも導入直後は、事業者側の担当者と連絡をとりやすい状態を作っておきたい。

初動時のトラブル対応に失敗すると、学生も含め導入に消極的だった人たちの不満が不安が大きくなる。その意味でも担当者にとって一番大切な時期である。

この記事のまとめ

必要としている機能が全て揃っていて、逆に必要のない機能が付きすぎることで使いにくくなっていないか、そしてトラブル発生時にはどのように対応してくれるのか。主なチェック項目はこの3点で、後はこの3点について細部を詰めていけば導入前の最終チェックは万全だ。

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